Politica de confidențialitate

Versiune: PC-MED-2026-07-31

Prezenta Politică de confidențialitate explică modul în care sunt colectate, utilizate, păstrate și protejate datele cu caracter personal în legătură cu:

• utilizarea site-ului medi-safe.ro;
• solicitarea și programarea serviciilor;
• comunicarea prin telefon, WhatsApp sau e-mail;
• prestarea serviciilor medicale la domiciliu;
• achiziționarea pachetelor de servicii;
• recoltarea și procesarea analizelor de laborator;
• plata serviciilor;
• transmiterea comunicărilor operaționale și comerciale;
• recrutarea personalului;
• soluționarea sesizărilor și exercitarea drepturilor privind protecția datelor.

Politica se aplică vizitatorilor site-ului, solicitanților, pacienților, aparținătorilor, reprezentanților legali, persoanelor care achită serviciile, candidaților la posturi și celorlalte persoane care comunică cu MediSafe.

Prezenta politică se completează cu Termenii și condițiile, Condițiile pachetelor de servicii medicale la domiciliu și Politica de cookies.

1. Cine prelucrează datele

În funcție de activitatea în cadrul căreia sunt prelucrate datele, există doi operatori distincți.

1.1. Operatorul site-ului

Site-ul medi-safe.ro este administrat de:

VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L.

• sediu: București, sector 4, Piața Națiunile Unite nr. 3-5;
• număr de ordine în Registrul Comerțului: J40/15253/2017;
• CUI: 38173670;
• e-mail: contact@medi-safe.ro;
• telefon: 0790 911 112.

VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L. este operator de date pentru prelucrările legate de:

• administrarea tehnică a site-ului;
• securitatea infrastructurii web;
• jurnalele tehnice;
• cookie-urile;
• măsurarea traficului;
• statisticile site-ului;
• instrumentele de analiză și publicitate activate cu acordul utilizatorului.

VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L. nu are acces la:

• CRM-ul MEDISAFE CONCEPT S.R.L.;
• înregistrările apelurilor;
• conversațiile WhatsApp ale dispeceratului;
• programările pacienților;
• documentele medicale;
• fotografiile medicale;
• datele de plată ale pacienților;
• fișele de intervenție;
• dosarele medicale.

1.2. Prestatorul medical și operatorul datelor pacienților

Serviciile medicale prezentate pe site sunt contractate și prestate de:

MEDISAFE CONCEPT S.R.L.

• sediu: București, Intrarea Sisești nr. 1;
• număr de ordine în Registrul Comerțului: J2023013206407;
• CUI: 48497452;
• e-mail: contact@medi-safe.ro;
• telefon și WhatsApp: 0790 911 112.

MEDISAFE CONCEPT S.R.L. este operator de date pentru prelucrările legate de:

• dispecerat;
• apeluri telefonice;
• WhatsApp;
• solicitări și programări;
• contractarea serviciilor;
• datele pacienților;
• documentele și imaginile medicale;
• prestarea serviciilor medicale;
• pachetele de servicii;
• analizele de laborator;
• plăți și documente fiscale;
• comunicări operaționale;
• relația cu pacienții;
• reclamații și litigii;
• recrutare;
• comunicări comerciale.

Cele două societăți nu sunt prezentate ca operatori asociați pentru toate prelucrările. Fiecare răspunde pentru operațiunile asupra cărora stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare.

În cazul în care o solicitare privește ambele societăți, aceasta poate fi transmisă la contact@medi-safe.ro și va fi direcționată către operatorul competent.

2. Responsabilul cu protecția datelor

MEDISAFE CONCEPT S.R.L. a desemnat un responsabil intern cu protecția datelor, denumit și RPD sau DPO.

Responsabilul poate fi contactat prin:

• e-mail: contact@medi-safe.ro, cu subiectul „În atenția RPD/GDPR”;
• telefon: 0790 911 112;
• corespondență: MEDISAFE CONCEPT S.R.L., București, Intrarea Sisești nr. 1.

Responsabilul cu protecția datelor poate fi contactat pentru:

• informații privind prelucrarea datelor;
• exercitarea drepturilor;
• sesizarea unui incident de confidențialitate;
• clarificarea unei prelucrări;
• formularea unei opoziții;
• retragerea unui consimțământ;
• solicitarea opririi comunicărilor comerciale.

Pentru prelucrările efectuate exclusiv de VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L., solicitările pot fi transmise la aceeași adresă de e-mail și vor fi direcționate către persoana responsabilă.

3. Cum ajung datele la noi

Datele pot fi obținute:

• direct de la pacient;
• de la persoana care solicită serviciul;
• de la un membru al familiei;
• de la un aparținător;
• de la reprezentantul legal;
• de la medicul curant sau un alt profesionist medical;
• din recomandări, prescripții și documente medicale;
• de la laboratorul partener;
• din aparatura medicală utilizată;
• din documentele întocmite în cadrul vizitei;
• din convorbirile telefonice;
• din conversațiile WhatsApp;
• din plățile efectuate;
• din interacțiunea cu site-ul;
• din CV-urile și documentele transmise pentru recrutare.

Atunci când o programare este solicitată de un aparținător, MEDISAFE CONCEPT S.R.L. poate primi datele pacientului înainte de a intra direct în contact cu acesta.

În această situație, pacientul este informat cu privire la prelucrare la primul contact rezonabil, de regulă în cadrul discuției telefonice, la confirmarea programării sau la vizită, cu excepția situațiilor în care acesta deține deja informațiile ori legea permite o excepție.

Persoana care transmite date despre altă persoană trebuie să comunice numai informațiile necesare programării și efectuării serviciului.

Faptul că un aparținător a făcut programarea nu îi conferă automat dreptul de a primi informații medicale despre pacient. Comunicarea datelor medicale către aparținători se realizează numai cu acordul pacientului sau în baza unui alt temei legal.

4. Formularul de callback și calculatorul de analize

Formularul „Solicită să te sunăm” nu transmite și nu salvează date într-o bază de date a site-ului.

După completare, formularul pregătește local un mesaj WhatsApp care poate conține:

• numele;
• numărul de telefon;
• serviciul ales;
• intervalul preferat pentru apel;
• alte informații introduse de utilizator.

Mesajul este transmis către MEDISAFE CONCEPT S.R.L. numai dacă utilizatorul deschide WhatsApp și apasă butonul de trimitere.

Dacă utilizatorul abandonează procesul înainte de trimiterea mesajului:

• datele nu sunt primite de MEDISAFE CONCEPT S.R.L.;
• conținutul nu este salvat de site;
• nu este creată o programare.

Calculatorul de analize funcționează după același principiu.

Lista analizelor selectate și valoarea estimată sunt incluse într-un mesaj WhatsApp pregătit local. Datele sunt transmise numai după acțiunea expresă a utilizatorului de a trimite mesajul.

Lista analizelor selectate poate permite deducerea unor informații privind sănătatea. Utilizatorul este rugat să nu introducă în mesaj detalii medicale suplimentare care nu sunt necesare.

După deschiderea sau trimiterea mesajului prin WhatsApp, prelucrarea realizată prin infrastructura WhatsApp și Meta este supusă și condițiilor și politicilor operatorului platformei.

5. Ce categorii de date prelucrăm

Datele prelucrate diferă în funcție de serviciul solicitat și de interacțiunea avută.

5.1. Date de identificare și contact

Putem prelucra:

• numele și prenumele;
• data nașterii;
• sexul;
• CNP-ul, atunci când este necesar potrivit legii sau serviciului solicitat;
• seria și numărul actului de identitate, atunci când sunt necesare;
• copia sau fotografia actului de identitate, numai dacă este justificată;
• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• adresa intervenției;
• date privind accesul în imobil;
• numele și datele de contact ale aparținătorului;
• calitatea reprezentantului legal.

5.2. Date privind solicitarea și programarea

Putem prelucra:

• serviciul solicitat;
• data și intervalul programării;
• echipajul alocat;
• statusul programării;
• istoricul anulărilor și reprogramărilor;
• momentul mobilizării echipajului;
• prețul comunicat;
• taxele de deplasare;
• informațiile necesare pregătirii vizitei;
• observațiile operaționale;
• confirmarea acceptării programării.

5.3. Date privind sănătatea

În funcție de serviciu, pot fi prelucrate:

• simptome;
• diagnostic;
• antecedente medicale;
• alergii;
• tratamentul curent;
• schema de administrare;
• recomandări și prescripții;
• contraindicații;
• parametri vitali;
• informații privind mobilitatea;
• informații privind răni, plăgi sau escare;
• date privind dispozitivele medicale utilizate;
• rezultate ale analizelor;
• rezultate și trasee EKG;
• rapoarte și înregistrări Holter;
• date brute provenite de la aparatura medicală;
• imagini ecografice;
• rapoarte de ecografie;
• fotografii medicale;
• fotografii ale prescripțiilor;
• documente medicale primite de la pacient;
• fișe de intervenție;
• formulare de consimțământ sau refuz;
• alte informații necesare efectuării și documentării serviciului.

Datele privind sănătatea sunt categorii speciale de date și beneficiază de protecție suplimentară.

5.4. Fotografii și imagini medicale

În anumite situații pot fi realizate sau primite fotografii privind:

• plăgi;
• escare;
• pansamente;
• evoluția unei leziuni;
• prescripții;
• recomandări medicale;
• documente necesare intervenției;
• ecranele sau rezultatele aparaturii medicale.

Fotografiile medicale se realizează sau se păstrează numai atunci când sunt necesare pentru:

• evaluarea și urmărirea evoluției;
• documentarea serviciului;
• solicitarea opiniei unui profesionist implicat în îngrijire;
• asigurarea continuității medicale;
• îndeplinirea unei obligații legale;
• apărarea unui drept.

Fotografiile nu sunt utilizate pentru promovare, publicitate sau publicare fără un consimțământ distinct, explicit și documentat.

5.5. Date contractuale și financiare

Putem prelucra:

• serviciul sau pachetul achiziționat;
• fișa de achiziție;
• semnătura;
• suma achitată;
• modalitatea de plată;
• tranșele unui pachet;
• numărul bonului sau facturii;
• datele necesare facturării;
• referința tranzacției cu cardul;
• informații privind restituiri, credit sau sold;
• reclamații privind plata.

MEDISAFE CONCEPT S.R.L. nu stochează în mod obișnuit datele complete ale cardului. Acestea sunt prelucrate prin terminalul și infrastructura procesatorului de plăți.

5.6. Date de localizare și traseu

Pentru organizarea deplasării putem prelucra:

• adresa exactă a intervenției;
• coordonatele sau poziția adresei;
• traseul până la adresă;
• durata estimată;
• zona București sau Ilfov;
• poziția echipajului;
• ora plecării și sosirii.

Furnizorilor de navigație le sunt transmise numai informațiile necesare stabilirii traseului. Nu sunt introduse în aplicațiile de navigație diagnosticul, tratamentul sau observațiile medicale ale pacientului.

5.7. Date din comunicări

Putem prelucra:

• numărul de telefon;
• adresa de e-mail;
• conținutul mesajelor;
• data și ora comunicării;
• fișierele transmise;
• confirmările;
• solicitările;
• reclamațiile;
• preferințele de comunicare;
• opozițiile și retragerile consimțământului.

5.8. Date privind recrutarea

Pentru candidați putem prelucra:

• numele și prenumele;
• telefonul și e-mailul;
• CV-ul;
• studiile;
• calificările;
• avizele profesionale;
• experiența;
• istoricul profesional;
• recomandările;
• informațiile transmise în cadrul interviului;
• alte documente relevante pentru postul solicitat.

Candidații sunt rugați să nu includă în CV CNP-ul, copia actului de identitate, date medicale sau alte informații care nu sunt necesare procesului de recrutare.

5.9. Date tehnice ale vizitatorilor site-ului

Pot fi prelucrate:

• adresa IP;
• tipul și versiunea browserului;
• sistemul de operare;
• tipul dispozitivului;
• paginile accesate;
• data și durata accesării;
• identificatori de cookie;
• sursa accesării;
• evenimente tehnice;
• erori;
• date privind consimțământul pentru cookie-uri;
• interacțiuni cu butoanele și paginile site-ului.

Detaliile privind cookie-urile și duratele acestora sunt prezentate în Politica de cookies.

6. De ce prelucrăm datele și care sunt temeiurile juridice

6.1. Funcționarea și securitatea site-ului

VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L. prelucrează date tehnice pentru:

• afișarea site-ului;
• securitate;
• prevenirea atacurilor;
• diagnosticarea erorilor;
• menținerea disponibilității;
• administrarea infrastructurii.

Temeiul este interesul legitim privind funcționarea și securitatea site-ului, precum și îndeplinirea obligațiilor legale aplicabile.

6.2. Cookie-uri, statistici și publicitate

Cookie-urile strict necesare sunt utilizate pentru funcționarea site-ului și gestionarea preferințelor.

Instrumentele neesențiale de analiză, măsurare și publicitate sunt activate numai după exprimarea opțiunii utilizatorului prin platforma de consimțământ.

Temeiul juridic este consimțământul.

Consimțământul poate fi retras sau modificat din setările cookie disponibile pe site.

VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L. nu urmărește transmiterea către furnizorii de analiză și publicitate a:

• numelui pacientului;
• numărului de telefon;
• CNP-ului;
• adresei exacte a pacientului;
• conținutului mesajelor;
• diagnosticului;
• prescripțiilor;
• documentelor medicale;
• datelor din CRM;
• înregistrărilor telefonice.

6.3. Solicitarea și contractarea serviciului

Datele sunt prelucrate pentru:

• răspunsul la solicitare;
• identificarea serviciului;
• comunicarea prețului;
• programare;
• alocarea echipajului;
• contractarea și executarea serviciului.

Temeiul este efectuarea demersurilor solicitate înainte de încheierea contractului și executarea contractului.

6.4. Prestarea serviciilor medicale

Datele privind sănătatea sunt prelucrate pentru:

• evaluarea posibilității de prestare;
• verificarea indicației medicale;
• efectuarea procedurii;
• monitorizarea pacientului;
• documentarea actului medical;
• continuitatea îngrijirii;
• gestionarea serviciilor medicale;
• asigurarea calității și siguranței.

Prelucrarea este necesară pentru furnizarea de asistență medicală și gestionarea serviciilor de sănătate, sub responsabilitatea profesioniștilor supuși secretului profesional.

Pentru datele obișnuite sunt aplicabile executarea contractului și obligațiile legale ale Prestatorului.

6.5. Obligații legale și profesionale

Datele pot fi prelucrate pentru:

• completarea documentelor medicale;
• arhivare;
• evidențe profesionale;
• emiterea documentelor fiscale;
• contabilitate;
• raportări obligatorii;
• răspunsul către autorități;
• respectarea normelor sanitare și profesionale.

Temeiul este îndeplinirea obligațiilor legale.

6.6. Apărarea drepturilor

Datele pot fi prelucrate pentru:

• soluționarea reclamațiilor;
• constatarea situației de fapt;
• recuperarea sumelor datorate;
• prevenirea fraudelor;
• exercitarea sau apărarea drepturilor;
• gestionarea litigiilor.

Temeiul este interesul legitim al operatorului și, pentru datele privind sănătatea, necesitatea constatării, exercitării sau apărării unui drept în justiție.

6.7. Comunicări operaționale și medicale

Putem utiliza telefonul, SMS-ul, WhatsApp sau e-mailul pentru:

• confirmarea programării;
• informarea privind echipajul;
• comunicarea intervalului estimat;
• reprogramare;
• transmiterea unui reminder;
• comunicarea unor documente;
• transmiterea rezultatelor;
• clarificarea serviciului;
• informarea privind plata;
• continuarea unui tratament solicitat;
• comunicarea unei modificări relevante.

Aceste comunicări sunt realizate pentru executarea contractului, gestionarea serviciului medical sau îndeplinirea obligațiilor legale.

6.8. Satisfacția pacientului și invitațiile la recenzie

După prestarea unui serviciu, dispeceratul poate transmite:

• o solicitare de feedback;
• un sondaj de satisfacție;
• un link către Google Reviews;
• un link către Verifeedo.

Temeiul este interesul legitim privind evaluarea și îmbunătățirea calității serviciilor.

Persoana poate solicita în orice moment să nu mai primească asemenea mesaje.

6.9. Marketing și comunicări comerciale

Promoțiile, ofertele, newsletterele, mesajele de reactivare, felicitările cu conținut promoțional și informațiile despre servicii noi pot fi transmise prin telefon, SMS, WhatsApp sau e-mail numai atunci când există:

• consimțământul prealabil necesar; sau
• o situație permisă expres de lege pentru comunicarea unor servicii similare către un client existent, cu respectarea tuturor condițiilor legale.

Fiecare comunicare comercială trebuie să permită opoziția printr-un mijloc simplu și gratuit.

Consimțământul pentru marketing:

• este opțional;
• nu condiționează accesul la serviciile medicale;
• poate fi retras oricând;
• nu produce efecte asupra prelucrărilor realizate legal înainte de retragere.

Datele privind diagnosticul, tratamentul, analizele, plăgile, prescripțiile sau alte informații medicale nu sunt utilizate pentru profilare comercială ori targetare publicitară individuală fără un temei juridic distinct și, atunci când este necesar, consimțământ explicit.

6.10. Recrutare

În timpul procesului de selecție, datele candidatului sunt prelucrate pentru efectuarea demersurilor solicitate înaintea unei eventuale angajări sau colaborări.

După încheierea procesului, CV-ul poate fi păstrat timp de maximum 12 luni pentru identificarea unor posturi similare, în baza interesului legitim al MEDISAFE CONCEPT S.R.L.

Candidatul se poate opune acestei păstrări și poate solicita ștergerea CV-ului.

8. Comunicarea prin WhatsApp

Comunicarea prin WhatsApp este inițiată de utilizator sau continuată cu acordul acestuia.

Prin WhatsApp pot fi transmise:

• solicitări;
• programări;
• adrese;
• confirmări;
• fotografii ale prescripțiilor;
• recomandări;
• rezultate;
• documente medicale;
• fotografii medicale;
• informații privind plata;
• alte informații necesare serviciului.

Utilizatorul trebuie să transmită numai datele necesare.

Conținutul relevant pentru serviciu poate fi transferat din conversație în:

• CRM;
• aplicația de dispecerat;
• fișa pacientului;
• dosarul medical;
• evidențele contractuale;
• evidențele reclamațiilor.

WhatsApp și Meta prelucrează datele potrivit propriilor condiții, inclusiv date tehnice și metadate privind comunicarea.

MediSafe nu controlează în întregime infrastructura, regulile și perioadele de stocare aplicate de WhatsApp sau Meta.

Pentru informații medicale extinse, documente sensibile sau situații care necesită evaluare profesională, personalul MediSafe poate solicita continuarea comunicării printr-un canal mai adecvat ori prezentarea documentelor la vizită.

9. Documentele și fotografiile medicale

Documentele și fotografiile medicale pot fi păstrate:

• pe suport hârtie;
• în CRM;
• în aplicația de dispecerat;
• în sisteme interne;
• în servicii de stocare cloud autorizate;
• în sistemele aparaturii medicale;
• temporar, pe dispozitivele de serviciu utilizate de personal.

Atunci când un document sau o fotografie este realizată pe un dispozitiv de serviciu, aceasta trebuie transferată fără întârzieri nejustificate în sistemul autorizat.

După verificarea transferului, copia locală care nu mai este necesară trebuie eliminată de pe dispozitiv.

Personalul nu poate păstra documente sau imagini medicale în:

• conturi personale;
• telefoane personale neautorizate;
• aplicații personale;
• spații de stocare neaprobate;
• conversații fără legătură cu serviciul.

Accesul la fotografiile și documentele medicale se acordă numai persoanelor care au nevoie de acestea pentru îndeplinirea atribuțiilor.

10. Analizele de laborator și colaborarea cu MedLife

Pentru analizele recoltate prin MediSafe, probele biologice sunt procesate de laboratorul partener MedLife.

În măsura necesară identificării probei, efectuării analizelor și comunicării rezultatului, pot fi transmise către laborator:

• numele și prenumele;
• CNP-ul;
• data nașterii;
• sexul;
• numărul de telefon;
• datele analizelor solicitate;
• identificatorul probei;
• informațiile clinice relevante, atunci când sunt necesare;
• datele medicului solicitant, dacă este cazul.

Laboratorului nu îi sunt transmise informații care nu sunt necesare efectuării și validării analizelor.

Rezultatul este pus la dispoziția pacientului prin MediSafe, pe baza procesării și validării realizate de laboratorul partener.

MedLife poate prelucra datele în propria calitate de furnizor medical și operator distinct pentru activitățile asupra cărora stabilește independent scopurile și mijloacele și pentru obligațiile legale și profesionale care îi revin.

MEDISAFE CONCEPT S.R.L. păstrează rezultatul numai în măsura în care acesta:

• este necesar serviciului solicitat;
• este transmis pacientului prin MediSafe;
• este inclus în documentația medicală;
• trebuie păstrat potrivit obligațiilor aplicabile.

11. Cui putem comunica datele

Datele pot fi accesate sau comunicate, strict în limita necesară, către următoarele categorii de destinatari.

11.1. Personal și profesioniști medicali

Datele pot fi accesate de:

• dispeceri autorizați;
• asistenți medicali;
• medici;
• personal auxiliar;
• personal financiar;
• personal responsabil de reclamații;
• personal IT autorizat;
• responsabilul cu protecția datelor;
• colaboratori medicali care lucrează pentru sau sub autoritatea MEDISAFE CONCEPT S.R.L.

Personalul medical și persoanele autorizate sunt supuse obligațiilor de confidențialitate și, după caz, secretului profesional.

11.2. Furnizori operaționali și tehnici ai MEDISAFE CONCEPT S.R.L.

În funcție de fluxul utilizat, datele pot fi prelucrate prin:

• Orange România, pentru telefonie și înregistrarea apelurilor;
• MiniCRM, pentru gestionarea solicitărilor, programărilor și relației operaționale;
• Supabase și aplicația internă MediSafe Dispatch, pentru funcționarea sistemului de dispecerat;
• Google Drive;
• Dropbox;
• Microsoft OneDrive;
• servicii de e-mail și transmitere tehnică a mesajelor, inclusiv Resend;
• Google Maps și Waze, pentru stabilirea traseului;
• furnizori de mentenanță, securitate, backup și suport;
• furnizori de aparatură și software medical.

Furnizorii primesc numai datele necesare serviciului tehnic prestat.

Atunci când acționează în numele MEDISAFE CONCEPT S.R.L., aceștia sunt supuși unor obligații contractuale privind confidențialitatea, securitatea și prelucrarea datelor.

11.3. Furnizori aferenți site-ului

Pentru funcționarea site-ului, administrarea consimțământului și, numai după acordul utilizatorului, analiză și publicitate, VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L. poate utiliza:

• Vercel;
• Cookiebot by Usercentrics;
• Google Analytics 4;
• Google Ads Conversion Tracking;
• Meta/Facebook Pixel;
• Microsoft Clarity;
• servicii de e-mail precum Resend.

Datele, scopurile și duratele cookie-urilor sunt descrise în Politica de cookies.

11.4. Alți destinatari

Datele mai pot fi comunicate către:

• MedLife;
• procesatorul plății și instituția bancară;
• contabili și auditori;
• avocați și consultanți;
• asigurători, atunci când este aplicabil;
• autorități sanitare;
• autorități fiscale;
• instanțe;
• organe de cercetare;
• alte autorități publice, atunci când comunicarea este impusă sau permisă de lege.

Nu vindem și nu închiriem date cu caracter personal.

12. Google Reviews și Verifeedo

După prestarea serviciului, un dispecer poate trimite pacientului un link generic către:

• Google Reviews;
• Verifeedo.

MEDISAFE CONCEPT S.R.L. nu transmite către Google sau Verifeedo, în scopul solicitării recenziei:

• numele pacientului;
• CNP-ul;
• telefonul;
• adresa de e-mail;
• serviciul medical;
• diagnosticul;
• programarea;
• documentele medicale;
• un identificator intern al pacientului.

Pacientul decide singur dacă deschide linkul, dacă își creează sau utilizează un cont și dacă publică o recenzie.

Din momentul accesării platformei, datele sunt prelucrate de Google sau Verifeedo potrivit propriilor politici.

MediSafe poate păstra în evidența comunicării faptul că un link de recenzie a fost transmis, dar nu controlează datele furnizate ulterior de utilizator platformei.

Persoana poate solicita să nu mai primească invitații la recenzie sau sondaje de satisfacție.

13. Transferurile internaționale

Unii furnizori tehnici pot prelucra sau permite accesul la date din afara Spațiului Economic European, inclusiv din Statele Unite ale Americii.

Transferurile se realizează, în funcție de furnizor și de situație, în baza:

• unei decizii de adecvare;
• Cadrului UE-SUA privind confidențialitatea datelor, atunci când este aplicabil furnizorului;
• clauzelor contractuale standard aprobate de Comisia Europeană;
• altor garanții recunoscute de legislația privind protecția datelor;
• măsurilor tehnice și organizatorice suplimentare, atunci când sunt necesare.

Persoana vizată poate solicita responsabilului cu protecția datelor informații suplimentare privind garanțiile aplicabile unui anumit transfer.

14. Cât timp păstrăm datele

Datele nu sunt păstrate mai mult decât este necesar scopului pentru care au fost colectate, cu excepția situațiilor în care legea, nomenclatorul arhivistic, o reclamație sau un litigiu impune o perioadă mai mare.

MEDISAFE CONCEPT S.R.L. aplică un nomenclator și reguli interne proprii de arhivare, în funcție de tipul documentului și obligațiile aplicabile.

14.1. Înregistrările apelurilor

Înregistrările curente se păstrează maximum 30 de zile.

Înregistrările extrase pentru reclamații, incidente, neplăți sau litigii se păstrează până la soluționarea situației și pe durata necesară apărării drepturilor.

14.2. Solicitări care nu devin programări

Solicitările de callback, mesajele și corespondența care nu conduc la o programare sau la prestarea unui serviciu se păstrează, de regulă, maximum 12 luni de la ultima comunicare.

Datele pot fi păstrate mai mult dacă există o reclamație, o contestație, un incident sau un alt motiv juridic justificat.

14.3. Programări și evidențe operaționale

Datele operaționale privind programările și serviciile se păstrează pe durata relației și, de regulă, până la 3 ani de la ultima interacțiune relevantă.

Informațiile care fac parte din documentația medicală sau financiară urmează termenele specifice acelor documente.

14.4. Documentele medicale

Fișele de intervenție, consimțămintele, recomandările, rezultatele, fotografiile medicale și celelalte documente medicale se păstrează conform:

• categoriei documentului;
• nomenclatorului arhivistic propriu;
• legislației sanitare;
• obligațiilor profesionale;
• necesității continuității îngrijirii;
• termenelor aplicabile apărării drepturilor.

Nu se aplică automat un termen unic de 100 de ani tuturor documentelor medicale.

14.5. Datele financiar-contabile

Documentele financiar-contabile se păstrează potrivit legislației contabile, în general timp de 5 ani, calculați de la data de 1 iulie a anului următor celui încheierii exercițiului financiar în care au fost întocmite, dacă o normă specială nu impune alt termen.

14.6. Contractele și fișele pachetelor

Fișele de achiziție, documentele contractuale și evidențele pachetelor se păstrează:

• pe durata utilizării pachetului;
• pe durata existenței unui sold sau credit;
• ulterior, pe perioada necesară îndeplinirii obligațiilor legale și apărării drepturilor.

Documentele care au și caracter financiar urmează termenul aplicabil documentelor financiar-contabile.

14.7. Mesajele WhatsApp

Mesajele sunt revizuite periodic.

Informațiile necesare serviciului pot fi transferate în CRM, în aplicația de dispecerat sau în documentația medicală.

Mesajele care nu mai sunt necesare sunt șterse potrivit procedurilor interne și setărilor tehnice aplicabile.

14.8. Datele de recrutare

Datele candidaților se păstrează:

• pe durata selecției;
• ulterior, maximum 12 luni pentru posturi similare, dacă persoana nu se opune;
• mai mult numai dacă există o obligație legală, un litigiu sau un acord distinct.

14.9. Marketingul

Datele sunt utilizate pentru marketing până la:

• retragerea consimțământului;
• formularea opoziției;
• încetarea temeiului legal;
• expirarea scopului pentru care au fost colectate.

Dovada consimțământului sau a opoziției poate fi păstrată ulterior, în formă limitată, pentru demonstrarea respectării obligațiilor și prevenirea transmiterii unor mesaje nedorite.

14.10. Cookie-uri și date tehnice

Duratele cookie-urilor sunt prezentate în Politica de cookies.

Jurnalele tehnice sunt păstrate pentru perioade limitate, stabilite în funcție de securitate, funcționare, investigarea incidentelor și configurarea furnizorului tehnic.

15. Date obligatorii și date opționale

Pentru programarea și efectuarea unui serviciu sunt necesare, de regulă:

• numele;
• telefonul;
• adresa;
• serviciul solicitat;
• informațiile medicale esențiale;
• recomandarea sau prescripția, atunci când este necesară;
• informațiile necesare accesului și siguranței intervenției.

Refuzul furnizării unor date esențiale poate împiedica:

• confirmarea programării;
• stabilirea prețului;
• identificarea pacientului;
• efectuarea procedurii;
• emiterea documentului medical;
• procesarea analizelor;
• prestarea serviciului în siguranță.

CNP-ul, actul de identitate și copiile documentelor sunt solicitate numai atunci când sunt necesare potrivit naturii serviciului sau unei obligații aplicabile.

Consimțământul pentru:

• marketing;
• cookie-uri neesențiale;
• publicarea unei mărturii;
• folosirea unei imagini în promovare

este opțional și nu condiționează prestarea serviciului medical.

16. Minori și persoane reprezentate

Datele minorilor sunt prelucrate numai în măsura necesară prestării serviciului și respectării obligațiilor legale.

Programarea poate fi realizată de părinte sau reprezentantul legal.

Consimțământul pentru intervenția medicală și exercitarea drepturilor se realizează potrivit vârstei, capacității pacientului și regulilor aplicabile actului medical.

Pentru o persoană lipsită de capacitate sau care nu își poate exprima voința, datele și drepturile sunt gestionate cu respectarea regulilor privind reprezentarea legală și interesul pacientului.

MediSafe poate solicita documente care dovedesc calitatea reprezentantului.

17. Decizii automate și profilare

MEDISAFE CONCEPT S.R.L. nu ia decizii medicale sau contractuale bazate exclusiv pe prelucrare automată, care să producă efecte juridice sau efecte semnificative similare asupra pacientului.

Deciziile privind:

• posibilitatea efectuării procedurii;
• indicația medicală;
• contraindicațiile;
• alocarea efectivă;
• continuarea ori oprirea unei intervenții

implică personal uman și, după caz, profesioniști medicali.

Instrumentele de analiză și publicitate ale site-ului pot utiliza identificatori online și pot crea statistici ori categorii de audiență numai în condițiile descrise în Politica de cookies și după acordul necesar.

Aceste instrumente nu primesc în mod intenționat date din dosarul medical, CRM sau convorbirile dispeceratului.

18. Cum protejăm datele

Aplicăm măsuri tehnice și organizatorice adaptate naturii datelor și riscurilor, inclusiv:

• controlul accesului;
• conturi individuale;
• parole și autentificare suplimentară, unde este disponibilă;
• acces pe principiul necesității;
• obligații de confidențialitate;
• secret profesional;
• criptarea comunicațiilor și a conexiunilor;
• folosirea HTTPS;
• backup;
• jurnalizarea accesului;
• actualizarea sistemelor;
• separarea rolurilor;
• instruirea personalului;
• managementul dispozitivelor;
• reguli privind fotografiile și documentele medicale;
• eliminarea copiilor locale după transfer;
• contracte privind protecția datelor cu furnizorii;
• evaluarea incidentelor;
• proceduri privind breșele de securitate;
• revizuirea periodică a accesului;
• limitarea informațiilor transmise furnizorilor de navigație și publicitate.

Nicio metodă de transmitere sau stocare nu poate garanta eliminarea absolută a tuturor riscurilor. În cazul unui incident, sunt aplicate procedurile legale de evaluare, remediere și, atunci când este necesar, notificare.

19. Drepturile persoanelor vizate

În condițiile prevăzute de GDPR, persoana vizată poate beneficia de:

Dreptul la informare

Ai dreptul să primești informații clare privind modul în care sunt prelucrate datele.

Dreptul de acces

Poți solicita confirmarea prelucrării și o copie a datelor care te privesc.

Dreptul la rectificare

Poți solicita corectarea datelor inexacte și completarea celor incomplete.

Dreptul la ștergere

Poți solicita ștergerea datelor în situațiile prevăzute de lege.

Dreptul la ștergere nu se aplică atunci când păstrarea este necesară pentru:

• documentația medicală obligatorie;
• sănătate publică;
• obligații legale;
• arhivare;
• contabilitate;
• constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept.

Dreptul la restricționare

Poți solicita limitarea utilizării datelor în cazurile prevăzute de lege.

Dreptul la portabilitate

Pentru prelucrările automate bazate pe consimțământ sau contract, poți solicita primirea datelor într-un format structurat și, când este tehnic posibil, transmiterea lor către un alt operator.

Dreptul la opoziție

Te poți opune prelucrărilor bazate pe interes legitim, din motive legate de situația ta particulară.

În cazul marketingului direct, opoziția poate fi formulată în orice moment și nu trebuie justificată.

Retragerea consimțământului

Atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ, acesta poate fi retras oricând.

Retragerea nu afectează legalitatea prelucrării realizate anterior.

Drepturile privind deciziile automate

Ai dreptul să nu faci obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrare automată, în condițiile prevăzute de lege.

Dreptul de a depune o plângere

Poți depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal – ANSPDCP.

Datele de contact ale autorității sunt:

• B-dul G-ral Gheorghe Magheru nr. 28-30, sector 1, cod poștal 010336, București;
• site: dataprotection.ro.

Exercitarea dreptului de a depune o plângere nu limitează dreptul de a te adresa instanțelor competente.

20. Cum îți exerciți drepturile

Cererile pot fi transmise la:

• e-mail: contact@medi-safe.ro;
• telefon: 0790 911 112;
• poștă: MEDISAFE CONCEPT S.R.L., București, Intrarea Sisești nr. 1.

Pentru solicitările privind exclusiv site-ul, cererea poate fi adresată VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L. la aceleași date de contact.

Pentru mesajele adresate responsabilului cu protecția datelor, folosește subiectul:

„În atenția RPD/GDPR”

Cererea trebuie să permită identificarea persoanei și a prelucrării vizate.

Pentru protejarea datelor, putem solicita informații suplimentare rezonabile pentru verificarea identității.

Nu vom solicita mai multe date decât sunt necesare verificării.

Răspunsul este transmis, de regulă, în termen de o lună de la primirea unei cereri complete.

Termenul poate fi prelungit cu cel mult două luni atunci când cererea este complexă sau există un număr mare de solicitări. Persoana este informată cu privire la prelungire și la motivele acesteia.

Exercitarea drepturilor este gratuită, cu excepția situațiilor în care o cerere este vădit nefondată sau excesivă, în condițiile permise de lege.

21. Modificarea politicii

Politica poate fi actualizată pentru a reflecta:

• modificări legislative;
• schimbări ale serviciilor;
• modificări ale furnizorilor;
• noi tehnologii;
• schimbări ale perioadelor de păstrare;
• măsuri suplimentare de securitate;
• clarificări privind prelucrarea datelor.

Versiunea în vigoare este cea publicată pe această pagină, împreună cu data ultimei actualizări.

Modificările nu afectează retroactiv legalitatea prelucrărilor realizate anterior.

Atunci când o modificare produce un impact semnificativ asupra persoanelor vizate, vom utiliza mijloace rezonabile pentru a o aduce la cunoștință.

22. Contact

Pentru întrebări privind această politică sau modul în care sunt prelucrate datele:

MEDISAFE CONCEPT S.R.L.

• e-mail: contact@medi-safe.ro;
• telefon și WhatsApp: 0790 911 112;
• adresă: București, Intrarea Sisești nr. 1.

Pentru responsabilul cu protecția datelor, menționează în subiect:

„În atenția RPD/GDPR”

Pentru aspectele tehnice privind site-ul:

VITAL MEDICAL CONCEPT S.R.L.

• e-mail: contact@medi-safe.ro;
• telefon: 0790 911 112;
• adresă: București, sector 4, Piața Națiunile Unite nr. 3-5.